Wenn es ein Problem beim Senden oder Empfangen von E-Mails gibt, muss die Ursache möglichst genau eingegrenzt werden, denn es kommen viele Möglichkeiten in Betracht.
Zunächst müssen Sie genau klären, was eigentlich
nicht funktioniert:
- Das Senden von E-Mails aus einem E-Mail-Programm auf Ihrem PC über unseren SMTP-Server (per SMTP-Protokoll)
- Der Empfang von E-Mails in einem E-Mail-Programm auf Ihrem PC von unserem Mailserver (Protokoll POP3 oder IMAP)
- Ein Problem mit der Webmail-Oberfläche: Anmeldung nicht möglich oder Empfang/Versand nicht möglich
- Das Senden von E-Mails aus dem Webhosting mit PHP
- Das Senden von E-Mails von einem virtuellen oder dedizierten Server
- Die Zustellung von E-Mails an einen virtuellen oder dedizierten Server
- Eine verlorene E-Mail: Senden und Empfangen scheinen in Ordnung zu sein, aber eine bestimmte E-Mail kommt nicht an ihrem Ziel an
Die einzelnen Situationen werden weiter unten in den jeweiligen Kapiteln behandelt.
1. Senden von E-Mails aus einem E-Mail-Programm über unseren SMTP-Server
Wenn sich die E-Mail aus dem Programm senden lässt, aber nicht am Ziel ankommt, folgen Sie der Anleitung 7. Verlorene E-Mail weiter unten in diesem Artikel.
Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird usw.) genau nach der Anleitung zur Einrichtung des E-Mail-Versands eingerichtet ist.
2. Empfang von E-Mails in einem E-Mail-Programm auf Ihrem PC von unserem Mailserver
Wenn das E-Mail-Programm einwandfrei mit unserem Mailserver kommuniziert, aber keine E-Mails eintreffen oder eine bestimmte E-Mail nicht angekommen ist, folgen Sie der Anleitung 7. Verlorene E-Mail weiter unten in diesem Artikel.
Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Programm (Outlook, Thunderbird usw.) genau nach der Anleitung zur Einrichtung von E-Mail konfiguriert ist (Outlook, Thunderbird).
3. Problem mit der Webmail-Oberfläche
Wenn die Webmail-Oberfläche einwandfrei funktioniert, aber keine E-Mails eintreffen, eine bestimmte E-Mail nicht angekommen ist oder eine gesendete E-Mail ihr Ziel nicht erreicht hat, folgen Sie der Anleitung 7. Verlorene E-Mail weiter unten in diesem Artikel.
Wenn die Anmeldung am Postfach über Webmail nicht gelingt:
- Stellen Sie sicher, dass Sie den Benutzernamen korrekt eingeben (Name des Postfachs inklusive Domain, z. B. karel@example.com)
- Stellen Sie sicher, dass Sie das Passwort korrekt eingeben
4. Senden von E-Mails aus dem Webhosting mit PHP
Aus PHP-Skripten auf unserem Webhosting lassen sich E-Mails nur über den Aufruf der Funktion mail() senden. Eine direkte Verbindung aus einem Skript über das SMTP-Protokoll auf Port 25 ist nicht möglich.
Wenn aus PHP gesendete E-Mails nicht am Ziel ankommen, folgen Sie der Anleitung 7. Verlorene E-Mail weiter unten in diesem Artikel.
5. Senden von E-Mails von einem virtuellen oder dedizierten Server
Wenn es bei einem virtuellen oder dedizierten Server ein Problem beim Senden von E-Mails gibt:
- Prüfen Sie das entsprechende E-Mail-Log (insbesondere /var/log/maillog), dort finden Sie das Problem häufig
- Stellen Sie sicher, dass die Reverse-Einträge für die IP-Adresse Ihres Servers korrekt eingerichtet sind
6. Zustellung von E-Mails an einen virtuellen oder dedizierten Server
Wenn es ein Problem beim Empfang von E-Mails auf einem virtuellen oder dedizierten Server gibt:
- Prüfen Sie, ob die MX-Einträge der betreffenden Domain korrekt eingerichtet sind
- Prüfen Sie das entsprechende E-Mail-Log (insbesondere /var/log/maillog)
- Stellen Sie sicher, dass die E-Mail nicht von einem Spamschutz-Tool auf dem Server verworfen oder verschoben wurde
Wenn Sie nicht wissen, wie diese Einträge funktionieren, wenden Sie sich an Ihren Hosting-Anbieter.
7. Verlorene E-Mail
Dieses Kapitel beschreibt die Lösung für Situationen, in denen das Senden der E-Mail gelungen ist (der SMTP-Server hat sie akzeptiert, die E-Mail wurde aus dem PHP-Skript einwandfrei versendet oder Ihnen hat jemand von irgendwoher eine E-Mail geschickt), sie aber nicht am Ziel angekommen ist.
Prüfen Sie nacheinander die folgenden Möglichkeiten:
- Die E-Mail kann als unzustellbar an den Absender zurückgegangen sein. Gehen Sie dann anhand der Fehlermeldung in der Unzustellbarkeitsnachricht weiter vor.
- Die E-Mail kann im Spam-Ordner gelandet sein, prüfen Sie dort nach. Beachten Sie, dass der Spam-Ordner auf unserem Mailserver über das Protokoll POP3 nicht sichtbar ist. Sie erreichen ihn nur über das Protokoll IMAP oder über die Webmail-Oberfläche. Mehr dazu im Artikel Unerwünschte Post (Spam).
- Das Zielpostfach kann voll sein. Auch in diesem Fall sollte der Absender eine Nachricht über die Unzustellbarkeit erhalten.
- Bei der Domain des Empfängers können falsche MX-Einträge eingerichtet sein oder ganz fehlen. Beheben Sie das, indem Sie die richtigen MX-Einträge im DNS der Domain setzen.
Wenn Sie die Ursache der verlorenen E-Mail nicht gefunden haben und die E-Mail auch nach einiger Zeit (nach mehreren Stunden) nicht angekommen ist, wenden Sie sich über das Kontaktformular an den Kundensupport und nennen Sie die folgenden Angaben:
- von wo die E-Mails gesendet werden (über unseren SMTP-Server, aus PHP im Webhosting, von anderswo)
- Datum und Uhrzeit des Versands der Nachricht so genau wie möglich
- E-Mail-Adresse des Absenders
- E-Mail-Adresse des Empfängers
- den vollständigen Wortlaut einer eventuellen Fehlermeldung (oder fügen Sie einen Screenshot bei)
Häufige Fehlermeldungen
- Relay access denied - Der Ziel-Mailserver kennt die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht. Entweder sind die MX-Einträge der Domain falsch eingerichtet (die Post wird an den falschen Mailserver zugestellt) oder das Postfach existiert auf dem Server nicht.
- Intrusion Prevention active - Sie senden E-Mails vermutlich von einer IP-Adresse, die auf einer der Blacklists steht. Meist liegt das daran, dass Sie E-Mails direkt von einem Heimcomputer senden und nicht vermittelt über einen SMTP-Server Ihres Internetanbieters oder Webhostings. Oder die IP-Adresse ist tatsächlich wegen Spamversands gesperrt.